Een opdrachtgever in de vastgoedindustrie klopte bij MacroExcel.nl aan om het schrijven van de waarderingsrapportages van vastgoedpanden te laten automatiseren. Deze partij had een enorme partij vastgoedpanden in beheer. De waardering van deze panden werd per kwartaal opnieuw vastgesteld, waarbij een complete waarderingsrapportage werd geschreven. De basis voor deze rapportage was een Word template. De variabele onderdelen in deze rapportage waren allemaal waardes die uit een database getrokken werd in een Excel bestand. Het schrijven van deze waarderingsrapportages was dus eigenlijk een kwestie van al deze variabele gegevens uit de Excel tabel halen en deze gegevens op de juiste plaats in de Word rapportage plaatsen en deze dan vervolgens opslaan op de juiste locatie met de juiste benaming.
Wat hebben wij gedaan?
Wij hebben de Excel sheet waarin de variabele data stond opgeslagen omgetoverd tot een rapportage tool. In deze sheet importeerde de klant alle data m.b.t. waarderingen van vastgoedpanden. Na het automatiseringswerk van MacroExcel.nl kan de klant nu in de sheet een selectie aangeven van panden waar ze een rapportage voor willen zien. Met één druk op de knop wordt voor de selectie panden binnen 2 minuten tijd een rapportage geschreven.
Hoe hebben wij dit nu exact gerealiseerd?
In de Excel sheet hebben wij een lijst gemaakt met variabele datapunten die in de Word rapportage terecht moeten komen. Vervolgens hebben wij bij deze datapunten aangegeven in welk formaat deze in het Word bestand geplaatst moet worden. Vervolgens hebben wij in het Word template bestand inhoudsbesturingselementen geplaatst waarbij wij de label van dit element hebben gebruikt om een link te maken met het datapunt in het Excel bestand.
Wat de tool dan vervolgens doet na het starten door de gebruiker is voor elk geselecteerde vastgoedpand het template bestand openen en al de gegevens van dit pand plaatsen in de inhoudsbesturingselementen. Tenslotte slaat de tool de rapportage op met de naam van het pand plus de datum van de waardering.
Gerealiseerde besparing per maand!
Dankzij het werk van MacroExcel.nl is de tijd die deze vastgoedpartij op kwartaalbasis kwijt was aan het schrijven van al deze waarderingsrapportages van 50 uur teruggebracht naar ongeveer 1 uur. Dit was echt een prachtige businesscase waarbij de kracht van automatisering uitstekend naar voren is gekomen!
