Een opdrachtgeven uit de gezondheidszorg kwam bij MacroExcel.nl uit omdat het de administratie (die geheel via Excel en Word gevoerd werd) te automatiseren. De eigenaresse van de zaak had rond de twintig werknemers in dienst die voor begeleiding en gezelschap zorgde voor een dertigtal clienten (Mensen van oudere leeftijd). Iedere maand kreeg de eigenaresse van elke werknemer de gewerkte uren, overige kosten en gemaakte kilometers aangeleverd. Vervolgens was ze dan erg lang bezig om met de hand alle facturen voor de klanten uit te werken en voor de werknemers alle loonstroken op te stellen. Ook moesten de facturen en loonstroken via mail verstuurd worden. Wat het proces nog complexer maakte is dat er verschillende tarieven in rekening werden gebracht bij de verschillende clienten en dat ook de loon tarieven niet voor elke werknemer gelijk was. Daarnaast werden er ook nog andere tarieven in rekening gebracht voor weekend en nachtelijke uren. Om van deze maandelijks terugkerende administratieve nachtmerrie af te komen werd MacroExcel.nl ingeschakeld.
Wat hebben wij gedaan?
Voor deze mevrouw hebben wij een menu gebouwd in Excel waarbij de gewerkte uren, kosten en kilometers eenvoudig ingevoerd kan worden. Het menu geeft zelf al aan wat de tarieven zijn die een bepaalde client hoort te betalen en het loon dat de werknemer hoort te krijgen. Mocht ze willen afwijken van wat het menu voorstelt qua tarieven dan kan ze dit ook aanpassen. Na het doorzetten van de data wordt het weggeschreven naar een apart tabblad waar alle data wordt verzameld. In het grote overzicht linksonder in het menu kun je zien wat er voor de geselecteerde periode al is doorgevoerd. Via een selectiekolom in dit overzicht is het voor haar ook mogelijk om foutieve invoer weer te verwijderen. Mocht het menu constateren dat voor een bepaalde client en werknemer al uren, kosten of kilometers al geregistreerd staan dan krijgt de eigenaresse een melding dat er mogelijk dubbel ingevoerd gaat worden en of ze de oude data wil overschrijven.
Nadat de invoer voor een bepaalde periode gereed dan kan ze de facturen en loonstroken met één druk op de knop aanmaken en uitsturen. Ze kan er voor kiezen om een factuur per client aan te maken of alle facturen in één keer aan te maken. Hetzelfde geldt voor de loonstrookjes van de werknemers. Nadat de facturen zijn aangemaakt kan ze ook met één druk op de knop een mail uitsturen naar de cliënt waarbij de factuur als bijlage is toegevoegd.
Gerealiseerde besparing per maand!
Dankzij het werk van MacroExcel.nl is de tijd die de eigenaresse kwijt was met de administratie van 2 volledige werkdagen teruggebracht naar ongeveer één a twee uurtjes.
