Voorraadbeheer in Excel met behulp van VBA

Voorraadbeheer is essentieel voor elke organisatie die fysieke goederen verkoopt. Het biedt inzicht in wat er op voorraad is, wat er besteld moet worden en wanneer het moet worden bijgevuld. Hoewel er gespecialiseerde voorraadbeheersoftware beschikbaar is, kunnen kleinere bedrijven en individuen Excel gebruiken om hun voorraad te beheren. Met Visual Basic for Applications (VBA) kunnen we deze taak automatiseren en de functionaliteit van Excel uitbreiden.

Basisstappen voor voorraadbeheer in Excel

1. Werkbladopmaak: Begin met het maken van een tabel met kolommen zoals ‘Artikelnummer’, ‘Omschrijving’, ‘Huidige voorraad’, ‘Minimum voorraad’, ‘Maximum voorraad’, en ‘Te bestellen’.
2. Data Invoeren: Voer de relevante informatie in over elk item dat je wilt volgen.
3. Formules: Maak gebruik van Excel-formules om automatisch te berekenen hoeveel van elk artikel moet worden besteld. Een eenvoudige formule kan zijn: als de huidige voorraad lager is dan de minimum voorraad, toon dan het verschil tussen de maximum voorraad en de huidige voorraad als de hoeveelheid die moet worden besteld.

Geavanceerd voorraadbeheer in Excel met VBA

1. Macro voor automatische bestelling: Met VBA kun je een macro schrijven die automatisch de leverancier een e-mail stuurt met een bestelling wanneer de voorraad van een artikel onder de minimumhoeveelheid komt.
2. Dynamische rapporten: Met VBA kun je knoppen toevoegen aan je Excel-werkblad waarmee je dynamische rapporten kunt genereren, zoals “Artikelen die moeten worden bijgevuld” of “Voorraadwaarde”.
3. Barcode-integratie: Als je artikelen hebt met barcodes, kun je een VBA-script schrijven om een barcode-scanner te integreren. Zo kun je snel voorraadniveaus bijwerken wanneer je nieuwe voorraad ontvangt.

Een eenvoudig VBA-script voor automatische meldingen

Hier is een basisscript om een melding te krijgen wanneer een artikel onder de minimum voorraad komt:

Sub CheckVoorraad()

    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long

    'Bepaal de laatste rij met data
    LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Voorraad").Cells(ThisWorkbook.Sheets("Voorraad").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    'Loop door elke rij in de tabel
    For i = 2 To LastRow 'Beginnen bij rij 2 om de kopregel over te slaan

        'Als de huidige voorraad kleiner is dan de minimum voorraad, toon dan een melding
        If ThisWorkbook.Sheets("Voorraad").Cells(i, 3).Value < ThisWorkbook.Sheets("Voorraad").Cells(i, 4).Value Then
            MsgBox "De voorraad van " & ThisWorkbook.Sheets("Voorraad").Cells(i, 2).Value & " is te laag!", vbExclamation
        End If

    Next i

End Sub

Mocht je het idee van een voorraadbeheer systeem in Excel je nu helemaal aanspreken, maar heb je zelf niet de kennis en vaardigheden in huis om dit zelfstandig op te zetten. Contact MacroExcel voor een gratis consult en dan bespreken wij de mogelijkheden met je!