Excel data exporteren naar PDF

Een Excel-werkblad omzetten naar PDF is een handige manier om je data op een professionele en consistente manier te delen. In dit artikel belichten we de stappen om dit te bereiken, inclusief het aanpassen van de paginalay-out en het gebruik van een handige VBA-macro voor automatisering.

De paginalay-out optimaliseren voor PDF-export

Voordat je je Excel-werkblad naar PDF exporteert, is het belangrijk om de paginalay-out te controleren en te optimaliseren voor het PDF-formaat. Dit zorgt ervoor dat je data op de juiste manier wordt weergegeven en dat er geen onnodige afdrukken of afsnijdingen optreden.

Volg deze stappen om de paginalay-out te optimaliseren:

1. Randmarges aanpassen: Ga naar het tabblad “Pagina-indeling” en stel de gewenste marges in voor je PDF. Zorg ervoor dat er voldoende ruimte is rondom de data om te voorkomen dat deze wordt afgesneden.
2. Kolommen en rijen aanpassen: Pas indien nodig de breedte van je kolommen en de hoogte van je rijen aan om ervoor te zorgen dat alle data goed leesbaar is in de PDF.
3. Header en footer: Controleer de header en footer en verwijder of pas deze aan indien nodig.
4. Afdruktitels: Stel afdruktitels in als je wilt dat bepaalde rijen of kolommen op elke pagina van de PDF worden herhaald.
5. Papierformaat: Kies het juiste papierformaat in het tabblad “Pagina-indeling“. Zorg ervoor dat dit formaat overeenkomt met de gewenste afdruk of beeldschermweergave van de PDF.

Een Excel-werkblad exporteren naar PDF met VBA

Naast de handmatige methode via het menu “Opslaan als“, kun je ook een VBA-macro gebruiken om het exporteren naar PDF te automatiseren. Dit is handig als je dit proces regelmatig moet uitvoeren of als je meer controle wilt over de exportinstellingen.

De volgende VBA-macro exporteert het actieve Excel-werkblad naar een PDF-bestand met de naam “P:\Algemeen\temp.pdf”:

Sub TabNaarPDF()

    ThisWorkbook.Sheets(Array("Blad1")).Select ' Selecteer het werkblad "Blad1" (pas indien nodig aan)

    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat _
        Type:=xlTypePDF, _
        Filename:="P:\Algemeen\temp.pdf", _
        Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=True, _
        IgnorePrintAreas:=False, _
        OpenAfterPublish:=True

End Sub

Let op: Pas de bestandsnaam en het pad in de macro aan naar jouw gewenste locatie en bestandsnaam.

Een specifieke range exporteren naar PDF met VBA

Indien je niet een heel tabblad wilt exporteren naar PDF, maar je wilt alleen een specifieke range binnen een tabblad exporteren dan doe je dit als volgt:

Sub TabNaarPDF()
       

Blad2.Range("A1:J19").ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:="C:\werk\Macro Excel\Export.pdf"

End Sub

De voordelen van het gebruik van een VBA-macro

Het gebruik van een VBA-macro voor het exporteren van Excel-werkbladen naar PDF biedt diverse voordelen:

• Automatisering: Je bespaart tijd en handmatige handelingen door het proces te automatiseren.
• Consistentie: De macro zorgt voor een consistente lay-out en formattering van alle geëxporteerde PDF-bestanden.
• Aanpassingsmogelijkheden: Je kunt de macro aanpassen om te voldoen aan jouw specifieke behoeften, zoals het exporteren van meerdere werkbladen of het aanpassen van de bestandsnaam en locatie.